Recibir facturas y recibos por correos dispersos acaba generando archivos sin identificar, avisos que se pierden y gastos difíciles de justificar. Un documento duplicado o sin proveedor, fecha e importe puede retrasar la contabilidad y obligarte a pedir los mismos datos otra vez, con la consiguiente pérdida de tiempo para todos.
Un Formulario subir facturas y recibos
Resume el proceso y evita documentos perdidos
Crea un Formulario subir facturas y recibos
Un formulario bien montado reúne el documento, el proveedor, la fecha y el importe en una misma ficha. Piénsalo como una bandeja de entrada con casillas ya separadas, en vez de una caja llena de papeles mezclados.
Sigue este orden para no tener que rehacer el trabajo después.
Define qué justificantes recibirás y quién podrá enviarlos.Elige un plugin según el número de documentos y el tipo de revisión.Crea los campos contables antes de añadir el campo de archivo.Limita los adjuntos por formato, peso, número y tipo real de archivo.Protege el almacenamiento para que una URL no revele una factura.Organiza la revisión con estados, avisos y una regla contra duplicados.Una factura completa suele incluir número, fecha, datos de emisor y receptor, base, IVA y total, conforme al Reglamento de facturación, Real Decreto 1619/2012. Un ticket o factura simplificada puede tener menos datos, por eso el formulario debe permitir indicar qué clase de documento se envía.
Para un negocio pequeño, la configuración más práctica es: un formulario privado o con enlace limitado, PDF/JPG/PNG de hasta 10 MB, un documento por envío y revisión en un plazo interno de entre 1 y 3 días laborables.
Decide quién puede enviar documentos
Define primero si subirán gastos empleados, proveedores, clientes o los cuatro grupos. Esta decisión tarda entre 10 y 15 minutos y cambia la forma de pedir identificación.
Para empleados, pide nombre, correo corporativo y centro de coste. Para proveedores, pide empresa, persona de contacto y número de pedido si existe. Para clientes que reclaman un reembolso, pide también el número de pedido de WooCommerce.
El error más frecuente que se detecta aquí es abrir el formulario a cualquier visitante cuando solo debe usarlo el equipo. El resultado son archivos ajenos, spam y tiempo perdido revisando envíos que no tienen relación con tu negocio.
Dibuja el circuito antes de crear campos
Escribe una línea con el recorrido del documento: quién lo sube, quién lo revisa y dónde acaba. Por ejemplo: «empleado, administración, gestoría mensual».
No necesitas software complejo para empezar. Basta con decidir que cada envío pasa por los estados recibido, revisado y exportado, como un paquete que pasa por recepción antes de llegar al almacén.
Este método funciona especialmente bien para una pyme de Madrid que recibe entre 10 y 50 justificantes al mes desde móviles. Si llegan varios cientos cada semana, el problema ya no es el formulario, sino la gestión documental posterior.
Con el circuito escrito, ya puedes escoger una herramienta sin pagar por funciones que no vas a usar.
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Define los datos que necesita contabilidad
Añade campos útiles y cada envío podrá contabilizarse sin perseguir al remitente. Este paso tarda entre 20 y 35 minutos si tienes una lista de categorías a mano.
Un adjunto aislado no basta para registrar un gasto. El archivo demuestra la compra, pero sus datos permiten encontrarla, clasificarla y comprobar si el IVA es deducible.
Copia esta plantilla de campos
Crea un formulario nuevo y añade estos campos en el orden indicado. Marca como obligatorios los que llevan el texto Obligatorio .
Nombre de quien envía, obligatorio: campo de texto corto.Correo electrónico, obligatorio: sirve para pedir una corrección sin buscar a la persona.Proveedor o comercio, obligatorio: por ejemplo, «Renfe Viajeros» o «Papelería Sol».Fecha del documento, obligatoria: usa un selector de fecha para evitar formatos como 3/4/26.Importe total, obligatorio: campo numérico con ejemplo «121,00».IVA aplicado, obligatorio: lista con 0 %, 4 %, 10 %, 21 %, exento y no indicado.Número de factura o ticket: obligatorio para factura; opcional para ticket sin numeración visible.Categoría de gasto, obligatoria: lista cerrada, no texto libre.Adjunto, obligatorio: un PDF, JPG o PNG.Observaciones: campo largo para explicar una excepción.El IVA general es del 21 % en España, aunque existen tipos reducidos del 10 % y 4 % en casos previstos por la Ley 37/1992. Ofrecer una lista evita que alguien escriba «normal» o «el de siempre», respuestas que no sirven para contabilidad.
Crea estas categorías: desplazamientos, dietas, suministros, software, publicidad, formación, material, servicios profesionales y otros. Si tu negocio trabaja por proyectos, añade proyecto o cliente como lista separada.
Una categoría es como la etiqueta de una carpeta física. Si cada persona inventa la suya, «anuncios», «Google», «publicidad web» y «Ads» terminan siendo el mismo gasto repartido en cuatro sitios.
Lo que la práctica demuestra en estos casos es que una lista de entre 8 y 12 categorías cubre casi todos los gastos de una pequeña empresa sin cansar a quien rellena el formulario. Si necesitas más de 20, divide el formulario por departamentos o añade un campo condicional.
Diferencia factura, ticket y recibo
Añade al principio un selector llamado «Tipo de documento». Incluye factura completa, factura simplificada o ticket, recibo y justificante bancario.
Muestra el campo «Número de factura» solo cuando la persona elija factura completa. Esta función se llama lógica condicional : el formulario enseña una pregunta solo cuando la respuesta anterior la hace necesaria.
Un justificante bancario prueba que se pagó algo, pero no siempre sustituye a la factura para fines fiscales. Si el documento no muestra proveedor, fecha e importe, pide en observaciones la información que falte.
Ya tienes la ficha que necesita administración. Ahora toca elegir el plugin que permita crearla y gestionarla sin añadir una capa técnica innecesaria.
Elige el plugin según tu revisión
Escoge un plugin que guarde entradas, controle adjuntos y avise al revisor adecuado. La instalación básica suele llevar entre 15 y 25 minutos.
WPForms resulta cómodo para empezar porque su editor visual permite arrastrar campos. Gravity Forms y Formidable Forms tienen más sentido cuando el mismo documento pasa por varias personas o necesitas vistas internas con filtros.
Plugin Coste orientativo Adjuntos y entradas Adecuado para Contact Form 7 Gratis Adjuntos básicos; requiere extras para guardar y revisar Pruebas con apoyo técnico WPForms Planes de pago según funciones Editor simple, avisos y campos de archivo Entre 10 y 100 envíos al mes Gravity Forms Licencia anual de pago Reglas, flujos y complementos avanzados Aprobaciones internas Formidable Forms Planes de pago según funciones Entradas, filtros y paneles internos Listados y control de gastos
Los precios cambian según licencia, impuestos y promoción, así que confirma el coste final antes de pagar. En España, revisa si el proveedor añade IVA al precio mostrado y guarda la factura de la propia suscripción del plugin.
Instala WPForms desde «Plugins > Añadir nuevo» y busca «WPForms». Tras activarlo, entra en «WPForms > Añadir nuevo», elige un formulario en blanco y arrastra los campos de la plantilla anterior.
Configura una notificación al correo de administración y otra confirmación para quien envía el documento. La confirmación debe decir «Hemos recibido tu justificante y lo revisaremos», no incluir el archivo ni todos sus datos fiscales.
WPForms es una opción razonable cuando una persona recibe, comprueba y descarga los documentos. Para ese uso, pagar por un editor claro suele ahorrar más tiempo que montar varios complementos gratuitos.
Usa flujos avanzados cuando hagan falta
Elige Gravity Forms o Formidable Forms si necesitas que una persona revise y otra apruebe. Estos plugins permiten crear campos ocultos de estado y mostrar listados filtrados para administración.
Contact Form 7 puede aceptar archivos, pero su configuración base no crea un archivo de expedientes cómodo para revisar gastos. La mayoría de guías dicen que es suficiente porque es gratuito; lo que no mencionan es el trabajo extra para guardar entradas, limitar archivos y ordenar el seguimiento.
WooCommerce no es necesario para recopilar justificantes. Úsalo solo si el recibo está ligado a un pedido, una devolución o una solicitud de reembolso concreta.
La elección ya está hecha. El siguiente ajuste decide si el formulario acepta una factura legible o un archivo disfrazado de imagen.
Si el formulario se usa para reembolsos o devoluciones, añade un campo «Número de pedido de WooCommerce» y valida que coincida con el formato de tus pedidos antes de enviarlo a revisión. El revisor puede consultar el pedido, comprobar el importe abonado y relacionar el recibo con la devolución concreta. No es necesario convertir WooCommerce en un gestor de facturas de proveedores: úsalo únicamente como referencia cuando el justificante proceda de una compra, una incidencia o un reembolso de cliente.
Esta separación evita que los gastos de empleados y las facturas de proveedores terminen mezclados con pedidos comerciales, y facilita asignar avisos de revisión al equipo adecuado.
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Configura adjuntos seguros y legibles
Limita los archivos y recibirás documentos revisables sin llenar el servidor de basura. Este paso tarda entre 15 y 30 minutos, según el plugin.
En el campo de carga de archivos, permite solo PDF, JPG y PNG . PDF conserva bien facturas digitales; JPG y PNG sirven para fotos de tickets tomadas con móvil.
Escribe en la ayuda del campo: «Aceptamos PDF, JPG o PNG, máximo 10 MB. Sube un documento por envío». Un límite de 8 a 10 MB suele admitir una foto clara y evita que un escaneo innecesariamente pesado bloquee la subida.
No permitas ZIP, EXE, JS, DOCM ni archivos editables si no los necesitas. Un archivo comprimido es como una caja cerrada: el formulario no sabe de forma simple qué contiene.
Configura un máximo de un adjunto por envío para facturas individuales. Permite entre 2 y 3 solo si un gasto necesita factura y justificante de pago separados.
Comprueba el tipo real de archivo
La extensión es el final del nombre, como «.pdf». El tipo MIME es la etiqueta interna con la que el servidor identifica el contenido real del archivo.
Limitar solo «.pdf» no basta, porque alguien puede cambiar el nombre de un fichero. Activa en el plugin o en tu capa de seguridad la comprobación del tipo MIME y el análisis antimalware disponible en tu alojamiento.
El error más común es fijar un límite de 2 MB porque parece prudente. Una foto de móvil puede superar ese peso, sobre todo con mala luz, y el usuario termina enviando el recibo por WhatsApp o correo, justo lo que querías evitar.
Escribe mensajes que expliquen el fallo
Cambia el mensaje genérico de error por textos concretos. Usa «El archivo supera 10 MB. Reduce la foto o guarda el documento como PDF» y «Solo se admiten PDF, JPG o PNG».
Añade «La imagen debe mostrar proveedor, fecha e importe» bajo el campo. Esta frase evita muchas fotos borrosas, tickets cortados y capturas donde falta el total.
El OCR de facturas puede leer texto de una imagen y extraer algunos datos. Úsalo como ayuda para comparar, no como verdad automática: un 8 puede leerse como 3 y un proveedor puede aparecer abreviado.
Recorrido seguro de cada justificante
1. Envía
→
2. Valida
→
3. Protege
→
4. Revisa
El archivo ya puede entrar con controles. Falta evitar que quede expuesto en la biblioteca multimedia o en un enlace que cualquiera pueda reenviar.
Protege el lugar donde se guardan
Guarda los documentos con acceso restringido y reducirás el riesgo de exponer datos fiscales. Este ajuste requiere entre 20 y 45 minutos, y conviene probarlo con una ventana privada del navegador.
Una URL pública de una factura puede mostrar nombre, NIF, dirección, número de cuenta parcial e importe. No es un detalle menor: son datos personales y comerciales que no deben quedar indexados ni compartidos sin control.
Evita enlaces públicos de la biblioteca
Comprueba dónde guarda el plugin cada adjunto. Si lo envía directamente a la biblioteca multimedia de WordPress, abre la URL del archivo en una ventana de incógnito.
Si el documento se abre sin iniciar sesión, no lo uses como repositorio de facturas. Busca en el plugin una opción de almacenamiento protegido, enlaces temporales o acceso solo para usuarios identificados.
Piénsalo como un archivador con llave. Subir el PDF es guardarlo en el archivador; limitar la URL es decidir quién tiene la llave.
Da solo los permisos necesarios
Crea usuarios separados para administración si varias personas revisan gastos. Quien sube debe poder enviar, pero no descargar los documentos de otros; quien revisa debe poder abrirlos, pero no cambiar la configuración del sitio.
Aplica HTTPS en toda la web, mantén WordPress y los plugins actualizados y conserva copias de seguridad protegidas. WordPress.org y Automattic recomiendan mantener el software al día porque muchas correcciones de seguridad llegan mediante actualizaciones.
Tras comparar las recomendaciones de seguridad de WordPress y las guías de protección de datos, se repite una medida sencilla: aplicar el menor acceso posible a cada persona. Dar acceso de administrador para revisar facturas es como entregar las llaves de todo el edificio para abrir una sola puerta.
Explica el uso de los datos
Incluye una casilla obligatoria sin marcar que enlace a tu política de privacidad. Indica que recogerás los datos para revisar y contabilizar el gasto, quién los verá y cómo se pueden ejercer derechos.
El RGPD es la norma europea sobre datos personales y la LOPDGDD adapta parte de esas reglas en España. La Comisión Europea explica los derechos de las personas en su sección oficial sobre protección de datos .
Define con asesoramiento contable cuánto tiempo conservarás los documentos. No existe un botón de WordPress que resuelva la conservación legal: depende del tipo de documento, de tus obligaciones y de si existe una revisión o reclamación abierta.
VeriFactu, regulado por el Real Decreto 1007/2023, se refiere a requisitos de sistemas informáticos de facturación. Un formulario que recibe justificantes no se convierte en sistema VeriFactu por tener un campo de PDF.
Ya has cerrado la puerta de acceso. El último trabajo diario consiste en saber qué ha llegado, quién debe revisarlo y si alguien ya envió esa misma factura.
Organiza la revisión y frena duplicados
Crea estados y avisos para que cada justificante tenga un siguiente paso claro. Configurarlo lleva entre 20 y 40 minutos si el plugin guarda entradas.
El formulario no termina cuando se pulsa «Enviar». Sin una revisión, los documentos solo cambian de bandeja: dejan el correo del empleado y se pierden dentro del panel de WordPress.
Crea estados que todos entiendan
Añade un campo interno de estado con estas opciones: recibido, pendiente de revisión, incompleto, posible duplicado, aprobado, rechazado y exportado. El remitente no debe editarlo.
Usa «incompleto» cuando el archivo no se lee o falta un dato. Usa «posible duplicado» cuando coinciden varias señales y alguien debe confirmar antes de borrar o rechazar nada.
Un caso habitual es este: un empleado sube la factura de hotel y luego envía también la misma factura tras recibir un aviso automático. Si coinciden proveedor, número, fecha e importe, el revisor marca el segundo envío como posible duplicado y conserva un solo expediente aprobado.
Compara cuatro datos antes de aprobar
Busca coincidencias por proveedor, número de documento, fecha e importe total. Ningún dato aislado es suficiente: dos compras en el mismo comercio pueden tener igual importe, y algunas facturas simplificadas no muestran número.
Crea una regla sencilla: si coinciden tres de esos cuatro datos, revisa ambos documentos antes de aprobar. Con OCR puedes sugerir coincidencias, pero la decisión final debe verla una persona.
Configura dos correos: uno al revisor con enlace a la entrada privada y otro al remitente con acuse de recibo. Evita adjuntar la factura al correo de aviso, porque el correo suele circular por más dispositivos que el área privada.
Etiqueta y exporta sin reescribir
Añade etiquetas internas para mes fiscal, método de pago, proyecto y centro de coste. Una vez aprobada la entrada, exporta los campos a CSV si tu gestoría los acepta o copia solo los datos necesarios a tu programa contable.
El CSV es un archivo de tabla que puede abrirse con Excel, LibreOffice Calc o muchos programas de contabilidad. Comprueba con tu gestoría el orden de columnas antes de preparar cien registros, porque cada programa importa nombres distintos.
Antes de continuar, hay algo que debes saber: la automatización ayuda, pero no sustituye una comprobación humana de la factura, el gasto y su relación con la actividad.
Con este flujo, cada documento queda localizado y tiene responsable. Revisa ahora los fallos que suelen romper el sistema incluso cuando el formulario parece funcionar.
Cuando el volumen crece, conviene sacar los datos del formulario a un registro que contabilidad pueda consultar sin descargar cada adjunto. Puedes exportar las entradas a CSV o conectarlas mediante una automatización con Google Sheets, Excel, Zapier, Make o el software contable que utilices, siempre que el proveedor permita una integración segura. Incluye en la exportación el identificador de la entrada, proveedor, fecha, importe, IVA, categoría, estado y enlace privado al archivo.
Así, el formulario de facturas WordPress se convierte en una herramienta de gestión documental contable: administración conserva el original y la gestoría recibe una relación ordenada de justificantes contables, sin exponer los archivos PDF, JPG o PNG en correos masivos.
Para aplicar el control de documentos duplicados en casos concretos, compara al menos tres datos antes de aprobar: proveedor, número de factura y total. Si el documento no tiene número, como ocurre con algunos tickets, usa proveedor, fecha, importe y persona que lo envía. Por ejemplo, dos entradas de «Renfe Viajeros», 48,60 €, con la misma fecha y el mismo billete adjunto deben quedar en estado «posible duplicado» hasta que administración confirme cuál conservar.
No rechaces automáticamente una coincidencia: puede tratarse de dos compras iguales realizadas el mismo día. Guarda el identificador de la entrada aprobada y deja una nota interna en la repetida para que la revisión interna de documentos sea trazable.
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Corrige los errores antes de publicar
Prueba el formulario como lo haría una persona con prisa y corregirás los fallos costosos antes del primer envío. Reserva entre 15 y 25 minutos para una prueba desde móvil y otra desde ordenador.
Publica una página de prueba que no aparezca en el menú. Envía una foto de 9 MB, un PDF correcto, un archivo con extensión no permitida y un envío sin proveedor para comprobar cada mensaje.
Revisa estos fallos en orden
Campo sin límite: corrige formatos, peso y número de adjuntos antes de abrir el formulario.Solo pides el archivo: añade proveedor, fecha, importe, IVA y categoría.La factura abre con una URL: cambia a almacenamiento protegido o restringe el acceso.El aviso llega a un buzón genérico: asigna un revisor concreto y una copia de respaldo.No hay regla de coincidencia: compara proveedor, número, fecha e importe antes de aprobar.La página queda en caché: excluye la página privada de subida y revisión de la caché del sitio.La caché guarda una copia rápida de una página para mostrarla antes. En páginas públicas acelera la web; en una zona privada mal configurada puede mostrar contenido antiguo o sesiones incorrectas.
Comprueba el acceso desde fuera
Cierra sesión en WordPress y abre la página del formulario. Después de enviar un documento de prueba, intenta abrir el enlace del adjunto desde una ventana privada.
Comprueba también que el correo de notificación no muestra más datos de los necesarios. Un asunto como «Nuevo justificante pendiente de revisión» es mejor que «Factura de Ana García por 1.240 euros».
Si clientes o empleados no suben recibos, reduce los campos visibles con lógica condicional y explica el plazo en una frase junto al botón. La forma rápida es perseguirlos por correo; la correcta es hacer que el formulario funcione desde el móvil y dar un aviso claro de qué documento necesitan subir.
⚠️ No sustituyas la prueba privada por una mirada al editor: el problema de permisos solo aparece al abrir el archivo sin haber iniciado sesión.
Preguntas comunes
Instala un plugin de formularios, crea los campos contables y añade el bloque del formulario a una página privada o limitada. Prueba PDF, JPG y PNG antes de compartir la página.
Debe pedir proveedor, fecha, importe total, IVA, número de factura cuando exista, categoría y adjunto. Nombre y correo de quien envía permiten corregir un documento incompleto.
¿Qué tamaño máximo pongo para una factura adjunta?
Un límite de entre 8 y 10 MB suele funcionar para PDF y fotos de móvil legibles. Baja el límite solo si tu alojamiento tiene poco espacio o recibe muchos envíos diarios.
Puedes hacerlo solo si restringes el acceso real a cada archivo y confirmas que la URL no abre sin sesión. Si una factura se ve en incógnito, no es un lugar seguro para documentos fiscales.
¿Cómo detecto una factura duplicada?
Compara proveedor, número de documento, fecha e importe total antes de aprobarla. Marca como posible duplicado si coinciden al menos tres datos y revisa los dos archivos.
Lo esencial: pide datos contables junto al archivo para que cada gasto pueda revisarse sin intercambios extra. Lo esencial: limita PDF, JPG y PNG por tipo real, peso y cantidad antes de aceptar envíos. Lo esencial: evita enlaces públicos y da acceso solo a quien sube o revisa. Lo esencial: usa estados y cuatro datos de comparación para detectar duplicados antes de exportar.
Para saber más
Si deseas profundizar, aquí tienes algunos recursos de interés:
